אין לחתום מראש בלי לקבל הנחיות. בדרך כלל יש לבצע את החתימה במסגרת הליך האימות המתאים, לאחר זיהוי ובתצהיר גם לאחר האזהרה הנדרשת.

קיימים הליכים לאימות מרחוק, אך שיחת וידאו לבדה אינה מבטיחה שהאימות תקף. יש לבדוק את תנאי ההליך, הזיהוי, המסמך והדרישות החלות במועד החתימה.

יש לציין מראש היכן אתם נמצאים ולאן יוגש המסמך. המיקום עשוי להשפיע על דרך האימות ועל האפשרות להשתמש בהליך מקוון. אין להניח שכל מסמך ניתן לאימות מרחוק מחו״ל.

בהכנה נבדקים מטרת המסמך והעובדות ומנוסח טקסט מתאים. באימות מסמך קיים הטיפול מתמקד בהליך האימות, אלא אם סוכמה גם בדיקה או עריכה של התוכן.

לא כאשר נדרש במפורש אישור נוטריוני. חשוב להעביר את דרישת הגוף המקבל כדי לברר מראש איזה אישור נחוץ ומי מוסמך לתת אותו.

המחיר תלוי בסוג המסמך, במספר החותמים ובשאלה אם נדרשת גם עריכה או בדיקה נוספת. לאחר קבלת הנוסח והדרישה אפשר לתאם את היקף השירות ואת שכר הטרחה מראש.